Mit tegyek most? – Válságkezelési stratégiák (Covid-19)

A közelmúltig a tömegmédiában csak számunkra megfoghatatlan, távoli események, a világ túloldalán történő, ránk közvetlen hatást nem gyakorló történésekről hallottunk. Már nem. Mindannyiunk preferenciáját és terveit átírta a koronavírus, elért ide is, a mi életünkre is közvetlen hatással van. Amit látunk, olvasunk, hallunk innen-onnan, a felerősödő pletykák és az ehhez hasonló cikkek megrémisztenek minket. A hétvégi kormányrendelet megerősítette a rendelőtulajdonosokat, hogy a felelősségüknek megfelelően zárják be rendelőjüket, vagy korlátozzák csak sürgősségi betegek ellátására. Mit tegyünk most?

A bejegyzésemben nem célom semmilyen véleményt és gondolatébresztés megfogalmazni a koronavírussal kapcsolatban, sem azt megmondani, hogy mi lesz, illetve számokkal sem kívánom alátámasztani a vírus terjedését, vagy megkísérelni különböző görbék értelmezését. Ebből elég sokat látunk most. Inkább azt nézzük meg, hogy egy fogászati rendelő mit tehet ebben a helyzetben, milyen üzleti és gazdasági forgatókönyvek léteznek. Mi legyen a válságkezelési stratégiánk?

Vegyük sorra a problémákat, amikkel az utóbbi napokban felhívtatok, amikkel a fogászatok szembesülnek:

• Ha bezárok, miből fizetem a számláimat és a munkavállalóimat, hogyan tartom fönn a rendelőmet és meddig fogok veszteséget termelni? Kell-e fizetnem a munkavállalóimnak?- Rendelőtulajdonos.
• Ha bezárunk, megkapom-e a fizetésemet, tudom-e fizetni a lakbért vagy a lakáshitelt? Megmarad-e egyáltalán hosszú távon a munkám? – Munkavállaló.
• Mit tegyek és hogyan kezeljem a válsághelyzetet? – Rendelőtulajdonos.

Nézzünk szembe mindegyik problémával!

Javasolhatom, hogy bármelyik kérdést is nézzük, mindenképp nagy hangsúlyt fektess a tiszta, őszinte és világos kommunikációra? A következő lépésben:

Első és legfontosabb feladatod a veled dolgozók, a közvetlen környezeted. Biztosíts mindenkit, hogy a munkájuk megmarad, a fizetésüket megkapják, az alapvető személyes és egzisztenciális biztonságuk nem változik. Miért?

• Mert ez az erkölcsi kötelességed vezetőként és tulajdonosként
• Mert a munka ebben az esetben nem csak a páciensek ellátását jelentheti, hanem egy remek lehetőség az „erre nincs időnk” projektek kivitelezésére, legyen az a recepciós pult átmozgatása, a váró kifestése/csinosítása, a páciens kommunikációs anyagok kidolgozása, a készlet leltára, „extrém (!!!)”  esetben a rendelőn belüli protokollok közös kidolgozására (páciens életút design, pácienskezelés a recepción, stb.) „nagyon-nagyon extrém” esetben csapat tréningek tartására. („Nem tudunk olyan napot, amikor mindenki egyszerre a rendelőben van, valaki mindig műszakban van és nem állhatunk le mind.” – hát most igen.)

Minél előbb biztosítod a csapatod arról, hogy biztonságban vannak egzisztenciálisan is, annál jobb. Az ilyen vezetői kvalitás minden esetben többszörösen kifizetődik hosszútávon, ne félj megtenni! Nézd meg a tartalékaidat és kommunikálj világosan egy határidőt, ameddig 100%-os biztonságban vannak! (pl. 1 hónapig mindenki teljes bért kap, utána ez és ez fog történni…, stb.)

2. Beszállítók, partnerek:
Bármi is a döntés, ők a következők a sorban, akik felé tiszta és őszinte kommunikációval tartozol. Azok, akik folyamatosan mennek veled az úton, az ő üzletük a Te üzletedre épül, hosszú távú kapcsolatod van velük. Lépések:

• Írd föl és vedd végig a listádat a legjobb eshetőségtől a legrosszabbig (mindenkivel megmarad a kapcsolat és tudsz nekik fizetni; mindenkivel megszűnik a kapcsolat, mert nem tudsz fizetni.)
• Ki az, akivel muszáj, hogy maradjon a kapcsolat változatlanul (bérleti díj, lízing stb.)?
• Ki az, akivel mindenképp beszélni kell és esetlegesen új „veszélyhelyzetbeli” megállapodást kötni. (Utazó szájsebész, fogtechnikus)?
• Ki az, akinek a szolgáltatása nem életbevágó a jelen helyzetben. (Saját magamat lábon lőve az én személyes „legrosszabb végkimenetelem” számol azzal, hogy a rendelőfejlesztés nem minősül életbevágónak és koronavírus gazdasági hatásai engem is el fognak érni.)?

3. Páciensek:

Végül, de talán legfontosabbak, a páciensek!

Őket egyszerűen informálni kell – ha megengedsz egy javaslatot – akkor egyesével, egy-egy telefonhívással mondd el, azoknak, akiknek foglalt időpontjuk volt, hogy milyen döntésre jutottatok a rendelőben és mi fog történni. Meg fogják érteni és értékelni fogják a hívást.

Mit tegyek következő lépésként?

• Tudatosítsd magadban, hogy a Covid-19 egy nagyon komoly dolog, még felszálló ágban van, így a neheze csak most jön!
• Készíts forgatókönyvet a legjobb és a legrosszabb kimenetelekre (A, B, C tervek) és fogalmazd meg konkrétan, hogy a kettő között mi kell történjen, hogy további megszorításokat, vagy döntéseket hozz. Legjobb, ha ezt közösen csináljátok a csapatoddal, az őszinte és nyílt kommunikációnál nincs jobb. Ez egy teszt a vezetői képességeidre! Az A,B,C terveket kösd időhöz (Pl. a jelenlegi bezárt állapotot, az időt jól kihasználva, fejlesztési projekteket végrehajtva tudom tartani 1 hónapig. Ha a második hónapba lépünk, a következő megszorításokat kell, tegyem:… stb.)
• Pihenj 2 napot, és légy a családoddal! Engedd ki a feszültséget, úgysem tudsz mit tenni.
• Utána használd ki az időt és valósíts meg olyan fejlesztéseket a rendelőben, amire korábban nem volt időd.
• Készíts listát azokról a dolgokról, amik jobban kellene menjenek a rendelődben és indulj el rajta (fizetések kiszámítása, naptármenedzsment, recepciós feladatok ellenőrzése, páciens kommunikáció…).
• Csinálj mindent közösen a csapattal, egységbe kovácsol titeket és közösen erősebben jöttök ki ebből.

Mit tesz a Dental Menedzser, hogy segítsen?